合肥活动公司:一场活动的预算要如何做呢?

2020.07.28

    不同的活动,在人数、活动场地、活动时间、活动大小等等方面的不同,都会影响它的预算。那么一场活动的预算要如何做呢?合肥活动公司来告诉大家吧!


合肥活动公司:一场活动的预算要如何做呢?


    合肥活动公司:一场活动的预算要如何做呢?

    1.了解活动的基本信息:

    对于一场活动,我们要制定预算的前提,就是非常清晰的知道这次活动的基本信息,包括以下几个重要的方面:

    主办方信息:包括主办方名称、主办方性质、所属行业,成立年限、主营业务、竞争对手、核心优势以及发展愿景等等。

    活动类型:活动一般有两种类型,一种是市场活动,活动参加者都是外部的人员,另外一种是行政活动,活动参加者都是公司内部的人员;

    活动周期:这个活动需要持续多少时间;

    活动人员:这个活动有多少人参加,他们分别是什么人群;

    活动目标:主办方想让活动参与者有怎样的感受,想达到的活动目的。

    了解完这些基本信息后,我们就来将一场活动中需要考虑的内容以及每项内容大概的花费来做一下详细的分析:

    2.活动场地

    一场像样的活动必须得有一个像样的活动场地,像样的活动场地的基本要求是:场地交通方便、周边设施齐全、场地要够大、场地的层高要够高以及好要有它的标志性及特殊性。根据我们的经验,像样的活动场地一般有这几类,星级酒店、邮轮、秀场、剧院、展览馆以及特殊场地,如果自己组织内部有类似的大型会议室或者工厂厂房可以用,也是合适的。

    活动中所涉及到的舞美设备

    活动中的区域规划通常包含以下几个部分:

    以欢迎、互动、展示为主的区域:欢迎区、互动区、签到区、合影区、展示区(形象展示、产品展示、历程展示)、茶歇区等,这些区域的主要作用是起到欢迎引导嘉宾、嘉宾互动、产品服务展示的作用,这些区域一般都设置在宴会厅外部,当然也有一些活动宴会厅内部空间较大,也会设置在宴会厅内部,这些区域在活动开始前,活动中间的茶歇休息时间使用率较高;

    以活动流程为主的区域:舞台区及嘉宾座位区等,这个区域的主要作用是活动整个环节的呈现区域,一般设置在宴会厅内部,这些区域在活动的整个环节,都会被使用;

    每场活动必不可少的区域还有:嘉宾休息区、停车区等,这些区域如果是酒店、专业会议、会展场地,则不需要活动公司考虑,但是如果活动现场在空旷的户外场地,这些区域则需要活动公司考虑并完成规划设计布置。

    3.活动中的灯光规划(活动中哪些区域需要灯光渲染、需要怎样的灯光配置):

    一场像样的活动,一定会有主题基调,想给参与活动的人营造的氛围,这与现场的灯光有着密不可分的关系,就灯光的功能而言,有以下几类:颜色类灯光、效果类灯光、照明类灯光。

    颜色类灯光:这类灯光主要是用LED帕灯来控制的,主要目的为营造整个活动区域的氛围,比如海洋氛围用蓝色灯光、温馨氛围用粉红色等等。这类灯光经常用于活动中所有区域。

    效果类灯光:这类灯光主要是用光束灯、摇头灯来控制的,光束灯可以做出光束闪烁效果、摇头灯可以做出图案、花纹以及logo效果。这类灯光常用于舞台区以及观众区。

    照明类灯光:这类灯光主要是用帕灯、成像灯、观众灯来控制的,可以控制舞台区、观众区等区域的光线明暗程度。这类灯常用于舞台区及观众区。

    4.活动中的音响规划(活动中哪些区域需要听到声音/音乐、需要怎样的音响配置):

    活动中音响的作用是为了让参与活动的人感受活动的声音,包含嘉宾致辞的声音、现场的音乐等等。一个常见的误区是音响=喇叭,一场像样的活动对于声音的要求是极高的,声音需要让每个参与活动的嘉宾都清晰的听到;需要让每个参与活动的嘉宾能随着声音的起伏变化感受到活动的进程以及活动的高潮;需要让活动中的每个环节有序的进行。有很多场地,酒店、会所是自带音响的,但是很多时候,音响的品质不是很好,会非常影响活动的进展,通常遇到的问题就是,喇叭数量不够,得让需要讲话的人轮流换着说话,影响活动的顺畅;音响不断地产生啸叫,非常刺耳,影响活动的正常进行,也影响嘉宾的心情;音量非常小,得让嘉宾以及歌手扯着嗓子说话唱歌……

    所以,小编还是建议,一场像样的活动,需要用专业的音响,尽管有些场地有音响,但是为了活动的顺畅性、规格性,还是有必要的。

    5.活动中的媒体

    市场活动一般都会有媒体发稿的需求,媒体有以下几种分类:平面媒体、网络媒体、电视媒体以及新媒体。近几年由于新媒体的冲击,平面媒体、电视媒体的市场占有率大幅度下滑,效果也有了一定的影响。

    传统方式中,媒体采购基本上都需要通过公关公司来采购,客户与媒体间存在着极大的信息不对称,随着互联网的发展,目前已经有了很多媒体采购的互联网平台,大家有需要也可以直接上平台进行采购。

    6.活动中的多媒体制作

    有很多活动中采用了大量的LED屏幕,这些LED屏幕花费不菲,比传统的背景板要灵活很多,可以播放PPT、视频(动画、宣传片)等,然而有些公司花了巨额的费用却没有花时间在这些多媒体内容上,有时候让LED屏幕变成了一个静态的背景,在LED屏幕上的花费非常不值得。

    所以,小编建议,如果一场活动中采用了LED屏作为背景呈现,可以放一些预算在呈现在大屏幕中的多媒体上。

    7.活动中的仪式道具:

    一场像样的活动必须得有高潮部分,没有高潮的活动就像一滩平淡的死水,毫无生机,让人提不起精神,参加完活动后记忆也不深刻。如果活动中有一个仪式环节,则会给活动富裕高潮的节点,如果仪式做的特别新颖,特别有两点,则会让人记忆深刻。

    8.活动中的专业活动服务人员

    一场像样的活动,需要几类专业的活动服务人员。他们分别是:主持人、礼仪小姐、模特、摄影摄像、演艺人员,有些要求更高的活动,甚至有速记、安保、保洁、同传等人员的需求。

    9.活动中的印刷物

    一场像样的活动包含这些印刷物:邀请函、礼品袋、嘉宾证、席卡、活动手册、流程表、臂贴、海报等;

    10.活动中的礼品

    一般而言,活动中的礼品有以下几个分类:

    工艺类(如:木制品,水晶制品)、

    家居类(如:保温杯,厨房用具、茶具)、

    电子产品类(如:充电宝,U盘、数码产品)、

    办公礼品(如:礼品笔,记事本),商务礼品(如:旅行箱、名片夹)、

    个性定制类(如:马克杯、领带夹、会徽)。

    以上就是合肥活动公司给大家介绍的关于一场活动的预算应该如何做的问题,希望能够对大家有所帮助。如果大家还有关于活动策划、,礼仪庆典策划等问题待解决,欢迎来咨询我们!